Die ALPEN-Methode gehört zu den bekanntesten und einfachsten Zeitmanagement-Konzepten, welche dich bei der Planung deiner täglicher Aktivitäten unterstützen können. Sie wurde von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert entwickelt und braucht nur wenige Minuten pro Tag.
So funktioniert die ALPEN-Methoode
Damit du diese Technik einsetzen kannst, musst du dir zuerst einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen. Anschließend arbeitest du folgende Schritte ab:
- A – Aufgaben festlegen
- L – Länge (notwendiger Zeitaufwand) schätzen
- P – Pufferzeiten einplanen
- E – Entscheidungen treffen
- N – Nachkontrolle
A – Aufgaben festlegen
Im ersten Schritt schreibst du dir alle offenen Tagesaufgaben auf. Auch Erledigungen und Routineaufgaben. Vergiss dabei auch nicht auf die Aufgaben, die vom Vortag übriggeblieben sind.
Du solltest diesen Schritt so planen, dass du ihn außerhalb deiner produktivsten Zeit erledigst. Für viele Personen sind das die ersten Stunden des Tages und die sollten nicht für die Planung geopfert werden. Wenn du auch morgens am produktivsten bist, dann machst du die Liste mit offenen Aufgaben im Idealfall bereits am Vorabend. So kannst du dich am nächsten Tag direkt den Aufgaben widmen.
L – Länge (notwendiger Zeitaufwand) schätzen
Schreibe zu jeder Aufgabe dazu, wie viel Zeit du dafür brauchen wirst. Sei dabei großzügig und plane lieber mehr Zeit, als zu wenig.
Nach Erledigung kannst du auch zu jeder Aufgabe notieren wie lange sie gebraucht hat. Das hat zwei Vorteile:
- Du erkennst früher falls die vorhandene Zeit nicht mehr für die restlichen Aufgaben ausreicht.
- Du kannst bei der Planung des nächsten Tages sehen, ob du deine Einschätzungen bzgl. deinen Zeitaufwand optimieren solltest.
P – Pufferzeiten einplanen
Die Dinge kommen selten so wie man sie plant. Oft sind es auch nur kleine Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen, die sich im Laufe des Tages summieren und den eigenen Zeitplan gefährden. Reserviere deshalb etwa 40% deiner verfügbaren Zeit für unerwartete und spontane Aktivitäten, die du nicht voraussehen kannst.
E – Entscheidungen treffen
In diesem Schritt musst du über die Prioritäten deiner Aufgaben entscheiden bzw. sogar Aufgaben streichen, wenn sie nicht notwendig sind. Du kannst dafür verschiedene Methoden benutzen:
- Die ABC-Analyse mit der du deine Aufgaben in drei Kategorien unterteilst
- Das Eisenhower-Prinzip mit dem du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien unterteilst
N – Nachkontrolle
Kontrolliere am Ende des Tages wie gut deine Planung funktioniert hat. Diesen Schritt kannst du mit Schritt A (Aufgaben festlegen) kombinieren.
Beantworte folgende Fragen:
- Hast du alle Aufgaben erledigt?
- Falls nicht, woran lag das?
- Waren die geplanten Zeitaufwände und Pufferzeiten ausreichend?
Vergiss am Ende nicht, auch deine unerledigten Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren.
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Vorteile
- Einfach einzusetzen
- Flexibilität durch Pufferzeiten
- Man hat eine gute Übersicht der Aufgaben und deren Status
- Weniger Stress durch Planung
- Man lernt den eigenen Zeitaufwand besser einzuschätzen
Nachteile
- 40 % Pufferzeit sind an manchen Tagen schwierig einzuplanen bzw. gar nicht möglich
- Zusätzlich kann sich die Pufferzeit, je nach Selbstdisziplin, negativ auswirken. Manche Personen dehnen damit ihre Aufgabe auf die gesamte verfügbare Zeit aus, anstatt sie möglichst rasch zu erledigen (siehe Parkinsonsches Gesetz).
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