Die ABC-Analyse ist eine der bekanntesten Methoden um Aufgaben zu priorisieren. Sie basiert auf dem Paretoprinzip, welches besagt, dass 20 % des Inputs oft 80 % des Outputs ausmachen. Also in 20 % deiner Zeit erledigst du 80 % der ToDos.
So funktioniert die ABC-Analyse
Bei der ABC-Analyse wird alles, was zu erledigen ist, in drei Gruppen aufgeteteilt: A-, B- und C-Aufgaben.
| Wertigkeit für Zielerreichung | Empfohlener Zeitaufwand | |
| A-Aufgaben | Hoch | 65 % |
| B-Aufgaben | Mittel | 20 % |
| C-Aufgaben | Niedrig | 15 % |
A-Aufgaben
Das sind die wichtigsten Aufgaben, weil sie für die Zielerreichung unbedingt notwendig sind. Du solltest etwa 65% deiner verfügbaren Zeit dafür einplanen. Möglichst dann, wenn du am produktivsten bist.
B-Aufgaben
Aufgaben in dieser Klasse sind ebenfalls wichtig für die Zielerreichung, aber nicht unbedingt notwendig. Für diese Aufgaben solltest du etwa 20% deiner verfügbaren Zeit reservieren.
C-Aufgaben
DIese Aufgaben erleichtern die Zielerreichung, sind aber an sich nicht besonders wichtig (meistens Routineaufgaben). Verwende dafür etwa 15% deiner verfügbaren Zeit. Am besten in Phasen in denen du weniger produktiv bist.
Andere Aufgaben
Alle anderen Aufgaben, die nicht zur Zielerreichung beitragen, werden erstmal weggelassen.
Natürlich musst du dich nicht genau an diese Zeiteinteilung halten, aber deine Aufteilung sollte dieser zumindest ähnlich sein.
Tools für die ABC-Analyse
Um die ABC-Analyse praktisch umzusetzen reichen grundsätzlich auch Stift und Papier. Du kannst aber auch auf Tools wie Trello oder Google Sheets zurückgreifen oder dir eine Vorlage zum Ausdrucken downloaden.
Trello für die ABC-Analyse einsetzen
Trello ist ein kostenloses Tool für die Aufgaben-Verwaltung mit dem du deine Aufgaben auf sogenannten Boards in Listen verwalten kannst. Das Tool ist im Browser oder auf deinem Smartphone (Android und iOS) verfügbar.
Wenn du Trello für die ABC-Analyse nutzen möchtest, dann brauchst du ein Board mit drei unterschiedlichen Listen:
- A-Aufgaben
- B-Aufgaben
- C-Aufgaben
Zusätzlich solltest du auch eine Liste für abgeschlossene Aufgaben erstellen. Dort kannst du die erledigten Aufgaben ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt gesammelt archivieren oder löschen. Das hat auch den Vorteil, dass du auf einem Blick siehst wie viel du schon erledigen konntest.
Die ABC-Analyse ist nur ein Verwendungsbeispiel für Trello. Das Tool kann noch viel, viel mehr und es lohnt sich, sich etwas mehr damit zu befassen.
Google Sheets oder Excel für die ABC-Analyse einsetzen
Du kannst auch Google Sheets oder Microsoft Excel für die ABC-Analyse benutzen. Das bietet gegenüber Stift und Papier den großen Vorteil, dass du mit deren App auch überall und jederzeit darauf zugreifen kannst, wenn du dein Smartphone bei dir hast (was auch bei Trello möglich ist).
Benenne einfach drei Spalten nebeneinander mit A-Aufgaben, B-Aufgaben und C-Aufgaben. Passe das Format noch etwas an (vielleicht Fettschrift damit es als Spalten-Titel offensichtlicher wird) und du kannst beginnen deine Aufgaben in den entsprechenden Zellen einzutragen.
Ich hoffe ich habe die ABC-Analyse verständlich erklärt und du fandest den Artikel hilfreich!
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