Drei Methoden für dein Zeitmanagement

Unsere Zeit ist begrenzt und ab einer gewissen Fülle an Aufgaben kommen wir nicht darum herum uns mit dem Thema Zeitmanagement auseinanderzusetzen. Zum Glück haben sich schon viele vor uns mit diesem Thema beschäftigt und uns nützliche Werkzeuge überlassen um das beste aus unserer Zeit zu machen. In diesem Artikel zeige ich dir drei Techniken die dir bei deinem persönlichen Zeitmanagement helfen können.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eine der bekanntesten Methoden um Aufgaben zu priorisieren. Hierbei wird alles, was zu erledigen ist, in drei Gruppen aufgeteteilt:

  • A-Aufgaben sind die wichtigsten Aufgaben, weil sie für die Zielerreichung unbedingt notwendig sind. Du solltest etwa 65% deiner verfügbaren Zeit dafür einplanen. Möglichst dann, wenn du am produktivsten bist.
  • B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig für die Zielerreichung, aber nicht unbedingt notwendig. Für diese Aufgaben solltest du etwa 20% deiner verfügbaren Zeit reservieren.
  • C-Aufgaben erleichtern die Zielerreichung, sind aber an sich nicht sehr wichtig (meistens Routineaufgaben). Verwende dafür etwa 15% deiner verfügbaren Zeit. Am besten in Phasen in denen du weniger produktiv bist.
Wertigkeit für ZielerreichungEmpfohlener Zeitaufwand
A-AufgabenHoch65 %
B-AufgabenMittel20 %
C-AufgabenNiedrig15 %

Alle anderen Aufgaben die nicht zur Zielerreichung beitragen werden weggelassen. Natürlich musst du dich nicht genau an diese Zeiteinteilung halten, aber deine persönliche Aufteilung sollte dieser zumindest ähnlich sein.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip wurde nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight. D. Eisenhower benannt. Ihm wird folgendes Zitat zugeschrieben: “I have two kinds of problems, the urgent and the important. The urgent are not important, and the important are never urgent.“. Es hilft dir, wie die ABC-Analyse, deine Aufgaben zu priorisieren.

Wie funktioniert das Eisenhower-Prinzip?

In der sogenannten Eisenhower-Matrix werden deine Aufgaben anhand von zwei Parametern aufgeteilt:

  • Dringlichkeit: Dringende Aufgaben haben eine Deadline in naher Zukunft. Nicht dringende Aufgaben haben keine Deadline oder eine in ferner Zukunft.
  • Wichtigkeit: Eine Aufgabe ist dann wichtig, wenn zum Erreichen deiner Lernziele beiträgt. Aufgaben, die dich deinen Lernzielen nicht näher bringen gelten, als unwichtig.

Die bewerteten Aufgaben werden dann in eine der folgenden Kategorien (Quadranten) eingeordnet:

DringendNicht dringend
WichtigQuadrant 1
wichtig und dringend zu erledigen
Krisen, Probleme, Deadlines
Quadrant 2
wichtig, aber nicht dringend
Planung, Strategie, Erholung
Nicht wichtigQuadrant 3
nicht wichtig, aber dringend
E-Mails, Unterbrechungen, Anrufe
Quadrant 4
weder wichtig, noch dringend
Triviale Routineaufgaben, Social Media, Ablenkungen

Quadrant 1: Wichtig und dringend zu erledigen
Aufgaben aus diesem Quadranten sind von höchstem Wert für die Erreichung deiner Lernzeile. Du solltest sie sofort erledigen beziehungsweise bei der nächsten Gelegenheit zu deiner produktivsten Tageszeit.

Quadrant 2: Wichtig, aber nicht dringend
Auch die Aufgaben in diesem Quadranten sind wichtig für deine Lernziele, aber sie müssen nicht von heute auf morgen erledigt werden. Du kannst dir also einen passenden Zeitpunkt für die Erledigung setzen.

Quadrant 3: Nicht wichtig, aber dringend
Obwohl diese Aufgaben nicht wichtig sind, müssen sie trotzdem zeitnah erledigt werden. Wenn möglich, nutze für die Erledigung dein nächstes Leistungstief.

Quadrant 4: Weder wichtig, noch dringend
Aufgaben, die sich in dieser Kategorie befinden, bringen dich deinen Zielen nicht näher und müssen auch nicht in nächster Zeit erledigt werden. Du kannst sie unerledigt lassen.

ALPEN-Analyse

Die ALPEN-Analyse unterstützt dich bei der Planung deiner täglicher Aktivitäten. Damit du diese Technik einsetzen kannst, musst du dir zuerst einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen. Anschließend gehst du nach folgenden Schritten vor:

A – Aufgaben, Termine Aktivitäten notieren
Notiere am Vorabend alle Aufgaben, die du am nächsten Tag erledigen willst. Die ersten und meistens produktivsten Stunden am nächsten Morgen sollten nicht für die Planung geopfert werden.

L – Länge (Zeitaufwand) schätzen
Ergänze die notierten Aufgaben um deren geschätzten Zeitbedarf. Plane lieber mehr ein, als zu wenig.

P – Pufferzeiten einplanen
Reserviere etwa 40% deiner Arbeitszeit für unerwartete und spontane Aktivitäten, die du nicht voraussehen konntest.

E – Entscheidungen treffen
Du musst über die Prioritäten deiner Aufgaben entscheiden. Was ist wichtig und dringend? Hierfür kannst du auch auf die ABC-Analyse oder das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen.

N – Nachkontrolle
Kontrolliere am Ende des Tages wie gut deine Planung funktioniert hat und übertrage die unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag.

Der optimale Tagesablauf wäre demnach nicht A-L-P-E-N sondern etwas anders:

  1. Aufgaben erledigen
  2. N – Nachkontrolle
  3. A – Aufgaben, Termine, Aktivitäten notieren
  4. L – Länge (Zeitaufwand) schätzen
  5. P – Pufferzeiten einplanen
  6. E – Entscheidungen treffen

Ich hoffe, dass du etwas aus dem Artikel für dich mitnehmen konntest! Wenn du noch Wünsche, Anregungen oder Tipps zu diesem Thema hast, dann lass es mich wissen!

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