Die ALPEN-Methode gehört zu den bekanntesten und einfachsten Zeitmanagement-Konzepten, welche dich bei der Planung deiner täglicher Aktivitäten unterstützen können. Sie wurde von dem deutschen Wirtschaftswissenschaftler Lothar Seiwert entwickelt und braucht nur wenige Minuten pro Tag.
Was ist die ALPEN-Methode?
Die ALPEN-Methode ist eine einfache und effektive Technik des Zeitmanagements. Sie hilft dabei, den Tag besser zu strukturieren, Aufgaben zu priorisieren und realistische Zeitpläne zu erstellen. Der Name steht für die fünf Schritte: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle durchführen.
So funktioniert die ALPEN-Methode
Damit du die ALPEN-Methode einsetzen kannst, musst du dir zuerst einen Überblick über deine Aufgaben verschaffen. Anschließend arbeitest du folgende Schritte ab:
- A – Aufgaben festlegen
- L – Länge (notwendiger Zeitaufwand) schätzen
- P – Pufferzeiten einplanen
- E – Entscheidungen treffen
- N – Nachkontrolle
A – Aufgaben festlegen
Im ersten Schritt schreibst du dir alle offenen Tagesaufgaben auf. Auch Erledigungen und Routineaufgaben. Vergiss dabei auch nicht auf die Aufgaben, die vom Vortag übriggeblieben sind.
Du solltest diesen Schritt so planen, dass du ihn außerhalb deiner produktivsten Zeit erledigst. Für viele Personen sind das die ersten Stunden des Tages und die sollten nicht für die Planung geopfert werden. Wenn du auch morgens am produktivsten bist, dann machst du die Liste mit offenen Aufgaben im Idealfall bereits am Vorabend. So kannst du dich am nächsten Tag direkt den Aufgaben widmen.
L – Länge (notwendiger Zeitaufwand) schätzen
Schreibe zu jeder Aufgabe dazu, wie viel Zeit du dafür brauchen wirst. Sei dabei großzügig und plane lieber mehr Zeit, als zu wenig.
Nach Erledigung kannst du auch zu jeder Aufgabe notieren wie lange sie gebraucht hat. Das hat zwei Vorteile:
- Du erkennst früher falls die vorhandene Zeit nicht mehr für die restlichen Aufgaben ausreicht.
- Du kannst bei der Planung des nächsten Tages sehen, ob du deine Einschätzungen bzgl. deinen Zeitaufwand optimieren solltest.
P – Pufferzeiten einplanen
Die Dinge kommen selten so wie man sie plant. Oft sind es auch nur kleine Ablenkungen, Verzögerungen und Unterbrechungen, die sich im Laufe des Tages summieren und den eigenen Zeitplan gefährden. Reserviere deshalb etwa 40% deiner verfügbaren Zeit für unerwartete und spontane Aktivitäten, die du nicht voraussehen kannst.
E – Entscheidungen treffen
In diesem Schritt musst du über die Prioritäten deiner Aufgaben entscheiden bzw. sogar Aufgaben streichen, wenn sie nicht notwendig sind. Du kannst dafür verschiedene Methoden benutzen:
- Die ABC-Analyse mit der du deine Aufgaben in drei Kategorien unterteilst
- Das Eisenhower-Prinzip mit dem du deine Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in vier Kategorien unterteilst
N – Nachkontrolle
Kontrolliere am Ende des Tages wie gut deine Planung funktioniert hat. Diesen Schritt kannst du mit Schritt A (Aufgaben festlegen) kombinieren.
Beantworte folgende Fragen:
- Hast du alle Aufgaben erledigt?
- Falls nicht, woran lag das?
- Waren die geplanten Zeitaufwände und Pufferzeiten ausreichend?
Vergiss am Ende nicht, auch deine unerledigten Aufgaben für den nächsten Tag zu notieren.
Vor- und Nachteile der ALPEN-Methode
Vorteile der ALPEN-Methode
- Einfach einzusetzen
- Flexibilität durch Pufferzeiten
- Man hat eine gute Übersicht der Aufgaben und deren Status
- Weniger Stress durch Planung
- Man lernt den eigenen Zeitaufwand besser einzuschätzen
Nachteile der ALPEN-Methode
- 40 % Pufferzeit sind an manchen Tagen schwierig einzuplanen bzw. gar nicht möglich
- Zusätzlich kann sich die Pufferzeit, je nach Selbstdisziplin, negativ auswirken. Manche Personen dehnen damit ihre Aufgabe auf die gesamte verfügbare Zeit aus, anstatt sie möglichst rasch zu erledigen (siehe Parkinsonsches Gesetz).
Häufig gestellte Fragen
Für wen ist die ALPEN-Methode geeignet?
Die ALPEN-Methode eignet sich für alle, die ihre Produktivität steigern und ihren Alltag besser organisieren möchten. Sie ist besonders hilfreich für Berufstätige, Studierende und Menschen mit vielen täglichen Verpflichtungen.
Wie funktioniert die ALPEN-Methode?
Die Methode besteht aus fünf Schritten:
- Aufgaben aufschreiben
- Länge der Aufgaben einschätzen
- Pufferzeiten einplanen (ca. 40 % der Zeit)
- Entscheidungen treffen, welche Aufgaben Priorität haben
- Nachkontrolle durchführen, um den Plan zu optimieren
Was sind die Vorteile der ALPEN-Methode?
Die Methode ermöglicht:
- Realistische Zeitplanung
- Stressreduktion durch Pufferzeiten
- Priorisierung wichtiger Aufgaben
- Bessere Übersicht über tägliche Ziele
Wie viel Zeit benötigt die Anwendung der ALPEN-Methode?
Die Erstellung eines Plans nach der ALPEN-Methode dauert meist nur 5–10 Minuten, spart jedoch im Laufe des Tages deutlich mehr Zeit durch eine strukturierte Herangehensweise.
Was bedeuten Pufferzeiten in der ALPEN-Methode?
Pufferzeiten sind Zeitreserven, die für unvorhergesehene Ereignisse oder Verzögerungen eingeplant werden. Sie sollten etwa 40 % des Tagesplans ausmachen, um Stress zu vermeiden und flexibel zu bleiben.
Kann die ALPEN-Methode digital genutzt werden?
Ja, die ALPEN-Methode lässt sich sowohl analog mit Papier und Stift als auch digital mit Planungs-Apps oder Tools anwenden. Wählen Sie die Methode, die am besten zu Ihrem Arbeitsstil passt.
Welche Fehler sollten bei der ALPEN-Methode vermieden werden?
Typische Fehler sind:
- Zu viele Aufgaben aufschreiben
- Pufferzeiten vergessen
- Unrealistische Zeitschätzungen
- Keine regelmäßige Nachkontrolle durchführen
Wie hilft die Nachkontrolle bei der ALPEN-Methode?
Die Nachkontrolle ist der letzte Schritt und dient dazu, zu überprüfen, ob der Plan funktioniert hat. Sie hilft, Engpässe zu identifizieren und zukünftige Planungen zu verbessern.
Warum ist die ALPEN-Methode so erfolgreich?
Die ALPEN-Methode ist erfolgreich, weil sie einfach umzusetzen ist und einen klaren Leitfaden für den Tag bietet. Sie verbindet Planung und Flexibilität, was zu einer ausgewogenen und produktiven Arbeitsweise führt.