Kostenlose Office Tools mit Google Drive

Google Drive
Das Logo von Google Drive

Der Filehosting-Dienst Google Drive kann besonders fĂŒr Studierende eine große UnterstĂŒtzung sein. Mit der Standard Version stehen dir schon von Haus aus 15 GB Speicherplatz kostenlos zur VerfĂŒgung und ein vollstĂ€ndiges Office Paket mit Textbearbeitung, PrĂ€sentationen, Tabellenkalkulation und Mindmaps mit denen du Online und mit fast jedem GerĂ€t an deinen Dokumenten arbeiten kannst. Nicht nur alleine, denn du hast sogar die Möglichkeit die Dokumente mit deinen Kollegen zu teilen und in Echtzeit gemeinsam daran zu arbeiten.

In diesem Artikel möchte ich dir Google Drive und die dazugehörigen Office Tools vorstellen.

Google Drive

Um mit Google Drive loszulegen brauchst du zuerst ein eigenes Google Konto. Wenn du keines hast kannst du dich unter diesem Link registrieren. Sobald das erledigt ist, steht dir auch schon dein Drive zur VerfĂŒgung.

Die Default-Ordneransicht in Google Drive

Wer viel am PC arbeitet wird sich recht schnell in Google Drive zurechtfinden. Es Àhnelt einem typischen Dateiexplorer. Via Rechtsklick kannst du Dateien/Ordner erstellen oder Dateien/Ordner hochladen. Das Hochladen funktioniert auch, wenn du eine Datei oder einen Ordner einfach von deinem PC in das Browserfenster von Google Drive ziehst.

Bei einem Upload von PowerPoint, Excel oder Word Dateien wirst du merken, dass du diese zwar auf Google Drive öffnen kannst, aber zur Bearbeitung musst du sie in das jeweilige Google Produkt (Slides, Sheets, Docs) umwandeln lassen. DafĂŒr steht dir ein eigener Button oben mittig zur VerfĂŒgung sobald du die Datei öffnest. Wenn du den drĂŒckst, wird die Datei kopiert und mit dem jeweiligen Google Tool neu geöffnet. Die Umwandlung funktioniert im Normalfall problemlos.

Button fĂŒr das Umwandeln einer PowerPoint PrĂ€sentation nach Google Slides

Dateien & Ordner mit anderen teilen

Aus meiner Sicht eine der nĂŒtzlichsten Funktionen am Google Drive ist das einfache Teilen von Dateien und Ordnern mit anderen. Sobald du eine Datei geöffnet hast, siehst du rechts oben einen grĂŒnen Button mit “Share” bzw. “Freigeben”. Wenn du darauf klickst hast du die Möglichkeit eine Einladung zu der Datei via E-Mail zu verschicken oder einen teilbaren Link zu erstellen. ZusĂ€tzlich kannst du auch die Berechtigungen fĂŒr andere dort einstellen und angeben ob sie die Datei ansehen oder auch bearbeiten dĂŒrfen.

Dateien auf Google Drive können schnell und einfach mit anderen geteilt werden

Die selbe Möglichkeit zu teilen hast du auch mit Rechtsklick > Share auf Dateien beziehungsweise Ordner am Drive.

FĂŒr fortgeschrittene Benutzer

Wenn du dich schon etwas in Google Drive eingelebt hast, könnten dich auch die verfĂŒgbaren TastenkĂŒrzel interessieren. Falls du programmieren kannst, wĂŒrde dir sogar eine API zur VerfĂŒgung stehen.

Google Docs

Google Docs ist das Textverarbeitungsprogramm von Google. Grob zusammengefasst kann man sagen, dass Google Docs die meisten Funktionen hat, die du wahrscheinlich bereits aus Microsoft Word kennst.

In einem neu angelegten Dokument wird dir klassischerweise ein weißes Blatt angezeigt und in der oberen MenĂŒleiste findest du Werkzeuge fĂŒr Schriftarten, -grĂ¶ĂŸen, -farben und vieles mehr. Wenn du schon mit Microsoft Word gearbeitet hast, wirst du dich hier sehr schnell zurechtfinden. Sollte das nicht der Fall sein, dann kann ich dir dieses englischsprachige Videotutorial sehr empfehlen.

Screenshot aus einem Beispiel-Dokument in Google Docs

Einige nennenswerte Funktionen die Google Docs bietet:

  • Kann mittels Texterkennung PDF Dokumente oder Bilder in Text umwandeln (Rechtsklick auf die hochgeladene Datei und mit Google Docs öffnen)
  • Umgang mit mehreren Formaten (.docx, .odt, .rtf, .pdf, .txt, .html, .epub)
  • Diktierfunktion (im MenĂŒ unter “Tools”)
  • Übersetzungsfunktion (im MenĂŒ unter “Tools”)
  • Versionsverlauf um beispielsweise alte Versionen wiederherzustellen (im MenĂŒ unter “File” > “Version history”)
  • Kommentarfunktion (Button erscheint rechts vom markierten Text)

Ein Nachteil ĂŒber den ich immer wieder gestolpert bin, ist die fehlende Möglichkeit neue Schriftarten hinzuzufĂŒgen und zu verwenden. Leider gibt es in Google Docs nur das Standardset an Schriftarten und aktuell keine Möglichkeit davon abzuweichen um zum Beispiel Sans Forgetica einzusetzen.

Google Sheets

Google Sheets ist ein Tool fĂŒr Tabellenkalkulationen und hat, wie Google Docs, ebenfalls einen Zwilling von Microsoft – nĂ€mlich Excel. Auch hier gilt: Wenn du bereits mit Excel gearbeitet hast, wird dir der Einstieg in Google Sheets nicht schwer fallen. Die Funktionen unterscheiden sich zwar zum Teil, aber hier bietet Google eine gute Dokumentation an.

Screenshot aus einem Beispiel-Dokument in Google Sheets

Google Slides

Dieses Tool von Google ist Microsoft PowerPoint sehr Ă€hnlich und du kannst sogar PowerPoint PrĂ€sentationen damit erstellen und bearbeiten. Großer Vorteil, wie auch bei den anderen gezeigten Office Tools von Google ist, dass fĂŒr die Verwendung kein Programm installiert werden muss. Ein halbwegs aktueller Browser ist normalerweise absolut ausreichend. Bei Google Slides kannst du sogar ĂŒber den Browser prĂ€sentieren.

Screenshot aus einem Beispiel-Dokument in Google Slides

Google Drawing

Und zu guter Letzt noch Google Drawing. Wie der Name schon verrĂ€t, geht es hier primĂ€r um “Zeichnungen”. Durch die einfache Bedienung lassen sich recht einfach Schaubilder, Diagramme, Flussdiagramme und viel mehr erstellen. Auch ein Lernplakat lĂ€sst sich damit realisieren. Gleichzeitig mit dem großen Vorteil, dass du mit deinen StudienkollegInnen gemeinsam daran arbeiten kannst.

SĂ€mtliche Zeichnungen lassen sich in den anderen genannten Office Tools von Google einbetten. Du hast auch die Möglichkeit deine Bilder in verschiedene Formate zu exportieren (im MenĂŒ “File” > “Download”).

Screenshot aus einem Beispiel-Dokument in Google Drawing

Funktionen erweitern mit Google Apps Script

In den meisten Tools von Google Drive hat man auch die Möglichkeit eigene Scripts zu schreiben um so beispielsweise zusĂ€tzliche Funktionen zu schaffen oder wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Das ist zwar etwas fĂŒr eher fortgeschrittene Benutzer, aber ich wollte es nur erwĂ€hnt haben. Die Dokumentation zu Google Apps Script findest du hier.

Nachteile von Cloud Lösungen

Ein Nachteil von Cloud Lösungen ist natĂŒrlich, dass du deine Dokumente nicht bei dir hast sondern jemand anderen anvertraust. Ich empfehle dir auf jeden Fall, egal welche Cloud Lösung du nutzt, deine Dokumente auch lokal als Backup abzuspeichern. Nicht nur um sie verfĂŒgbar zu haben, falls der Service mal ausfĂ€llt. Man liest im Internet immer wieder mal von FĂ€llen bei denen beispielsweise Google Accounts ohne nachvollziehbarem Grund gesperrt wurden und die Nutzer damit quasi alle ihre Dokumente verloren haben. Deshalb meine Empfehlung: Lieber auf Nummer sicher gehen und alle wichtigen Dokumente an einer zweiten oder sogar dritten Stelle nochmal ablegen.

Fazit

Ich persönlich arbeite gerne und viel auf meinem Google Drive und kann es guten Gewissens weiterempfehlen. Wenn du auf der Suche nach Office Produkten bist und/oder kein Geld dafĂŒr ausgeben möchtest, dann probiers mal mit den Tools von Google. Alternativ kannst du auch einen Blick auf die Office Produkte von Microsoft werfen.

Ich hoffe du fandest diesen Artikel interessant und konntest was fĂŒr dich mitnehmen! Wenn du WĂŒnsche, Anregungen oder Tipps zu diesem Thema hast, dann lass es mich wissen!

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